Un metodología es un conjunto de métodos y herramientas utilizados para lograr un objetivo. Contamos con una metodología creada específicamente para implementar aplicaciones de negocios, aplicar esta metodología en nuestros proyectos nos permite lograr:
Menor dependencia de las personas: Contar con un procedimiento definido, etapas y entregables, la documentación necesaria, reduce la curva de aprendizaje y facilita incorporar integrantes al proyecto. También logra que el conocimiento no quede solamente en la "cabeza" de las personas y ayuda a reducir el impacto en caso de tener que sustituir a algún miembro del equipo, logrando mayor flexibilidad y menores riesgos.
Mayor control del proyecto: El gerente de proyecto cuenta antes de comenzar el proyecto con el conjunto de etapas y actividades principales que deben ser ejecutadas durante la implementación, facilitando subdividir, estimar, organizar, planificar y controlar la ejecución, detectando en forma temprana cualquier desvío.
Mayor productividad: Contar con documentos predefinidos con los ítems requeridos en cada etapa y tarea, permite ejecutar las actividades con menor esfuerzo y de forma mas ágil, evitando "comenzar de cero" en cada proyecto. A su vez, las comunicaciones se facilitan impactando favorablemente en la productividad.
Reducir riesgos: Contar con etapas y actividades ya definidas, reduce la probabilidad de olvidos u omisiones que tengan un impacto en el éxito del proyecto, tener menor dependencia de las personas y mayor control de proyecto impacta directamente en la reducción de los riesgos del proyecto.
Para la implementación de aplicaciones de negocios utilizamos principalmente dos alternativas de enfoque: los llamamos esquema tradicional y acelerado. Dependiendo principalmente del tipo de organización, presupuesto de proyecto, conjunto de requerimientos y restricciones de plazos del cliente, analizamos cual es el esquema más adecuado, si el proyecto se divide en varias fases, es posible aplicar diferentes esquemas en cada una.
Esquema tradicional
Se realiza un relevamiento de los requerimientos, a partir de estos requerimientos se hace un análisis de adherencia del producto, se definen los desarrollos y parametrizaciones a realizar.
Aplicar este esquema requiere plazos mayores, debido a que se parte desde los requerimientos del cliente y en general surgen más adecuaciones al producto. Generalmente se aplica en empresas de mayor tamaño, las cuales en muchos casos no tienen la misma flexibilidad para adoptar los procesos del producto como en empresas más pequeñas.
No necesariamente todas las etapas y tareas están dentro del alcance de un proyecto de implementación, esto depende del análisis preliminar de propuesta y las necesidades de cada cliente.
A continuación presentamos las etapas y principales tareas del esquema tradicional:
Etapa: Preventa
Objetivos:
Evaluación de producto
Dimensionamiento de proyecto
Principales actividades:
Conocimiento y evaluación inicial del producto por parte del cliente
Evaluación de adherencia, definición general del alcance y posibilidades de evolución a futuro
Definición de estrategia de proyecto (fases, alcance, etc.)
Dimensionamiento inicial del proyecto
Propuesta de implementación
Etapa: Inicio
Objetivos:
Acordar plan y recursos del proyecto
Coordinación para arranque
Comunicación de validez del proyecto dentro de la organización
Principales actividades:
Planificación
Instalación de ambientes de desarrollo y pruebas
Capacitación al equipo de trabajo del cliente
Reunión inicial (Kick-off) de comunicación del proyecto
Etapa: Relevamiento
Objetivos:
Definir procesos futuros con el nuevo sistema
Rever definición inicial del alcance
Aprobar adecuaciones
Principales actividades:
Entrevistas con usuarios clave para detallar requerimientos
Validación de entendimiento y prototipación
Identificación, estimación y aprobación de adecuaciones al producto estándar
Definición y aprobación de esquema de trabajo futuro con el sistema
Etapa: Diseño y Construcción
Objetivos:
Especificación de las adecuaciones a las aplicaciones
Construcción y prueba unitaria de adecuaciones
Principales actividades:
Especificación funcional y técnica de adecuaciones
Parametrización de las aplicaciones
Desarrollo de adecuaciones
Pruebas unitarias
Etapa: Pruebas y Capacitación
Objetivos:
Aceptar el producto
Capacitar a usuarios
Principales actividades:
Pruebas para verificar el funcionamiento de acuerdo a los procesos definidos en etapas previas
Aceptación del cliente
Capacitación a usuarios clave
Capacitación a usuarios finales
Etapa: Liberación
Objetivos:
Liberación del producto a producción
Principales actividades:
Preparación y liberación de ambiente productivo
Carga de datos
Liberación a producción
Soporte inicial de estabilización
Etapa: Soporte y mantenimiento
Objetivos:
Apoyo a la operación
Principales actividades:
Nivel 1: Atención directa a usuarios
Nivel 2: Soporte funcional y técnico al equipo del cliente. Consultas, resolución de incidentes
Mantenimiento evolutivo: nuevos requerimientos y desarrollos
Mantenimiento correctivo: resolución de defectos
Actualización de versiones
Esquema Acelerado
Se toma como base la funcionalidad estándar y procesos que el producto propone, se hace una validación con los usuarios clave y se enfoca principalmente en las parametrizaciones a realizar al producto. En general las adecuaciones quedan fuera del alcance inicial para acelerar el proceso de preventa y son priorizadas y contratadas en forma separada.
La aplicación de este esquema acorta los plazos de implementación, debido a que se parte de la propuesta del producto estándar, y en general surgen menos adecuaciones, a su vez la filosofía es no adaptar el producto y adoptar los procesos estándar. Generalmente se aplica en empresas de menor tamaño con alta flexibilidad para adoptar los procesos del producto.
A continuación presentamos las etapas y principales tareas del esquema acelerado:
Este esquema contiene un subconjunto de actividades respecto del anterior, incorporando una prueba de concepto en la etapa de inicio, en esta actividad el usuario clave valida y define los procesos futuros a partir de los procesos propuestos por el producto estándar.
Por otra parte cada una de estas actividades se espera se realicen en plazos más cortos, en general debido a un alcance menor.