Planificar una implementación es tan importante como la selección de las aplicaciones adecuadas, entender las diferentes estrategias y elegir la mejor opción es dificil. Describimos las estrategias más utilizadas de implementación de aplicaciones de gestión:

• Big bang - La liberación ocurre en una única instancia, todos los usuarios se mueven al nuevo sistema en una fecha determinada.

• Liberación en fases - El cambio ocurre en fases sobre un período más extendido, los usuarios se mueven al nuevo sistema en una serie de pasos.

• Adopción en paralelo - El nuevo sistema y el legado se ejecutan a la vez, los usuarios aprenden del nuevo sistema mientras continúan trabajando en el anterior.

La estrategia mas adecuada depende de las circunstancias de cada empresa, algunas encuestas marcan una selección del 40% por fases, 39% big bang, 11% una combinación de ambas, 9% paralelo y 2% otros.

Big Bang

En esta estrategia la puesta en marcha ocurre en un evento único, todos los módulos se instalan en toda la organización de una única vez. Este cambio no ocurre sin una planificación apropiada, hay muchas actividades previas que se requieren para ejecutar un big bang.

Luego que las actividades planificadas se ejecutaron exitosamente, el viejo sistema se apaga y el nuevo sistema se lanza. En este punto no hay vuelta atrás, sin embargo varios escenarios de respaldo pueden prepararse en caso de que el cambio inicial falle.

Esta estrategia tiene soportes y críticas, la principal es el factor riesgo, lo que puede salir mal en un cambio instantánteo. Sin embargo, la implementación es más corta y menos costosa que una estrategia larga de fases. A continuación una lista de ventajas y desventajas reportadas para esta estrategia:

Liberación en fases

En esta estrategia en lugar de un gran cambio en un único momento, hay cambios menores separados en el tiempo. La organización se mueve desde el sistema legado hacia el nuevo sistema en una serie de pasos determinados. Esto se puede lograr definiendo fases usando diferentes criterios, a continuación describimos tres criterios comúnmente utilizados:

• Fases por módulos - Este es el criterio más utilizado, los módulos se separan en diferentes fases. Típicamente se comienza con módulos de funciones "core" del negocio – los necesarios para la operativa diaria – luego se incorporan módulos y funcionalidades con cada fase. También es válido comenzar con módulos de implementación sencilla o menos críticos para reducir riesgos. Muchas veces se agrupan por proceso de forma de minimizar las interfaces temporales.

• Fases por unidad de negocio - Bajo este criterio se implementan a la vez una o más unidades de negocios o departamentos. Por ejemplo, se comienza implementando en Recursos Humanos, luego se mueve a administración. Algunas organizaciones arman un equipo que se va moviendo por cada departamento durante las diferentes fases. A medida que el equipo gana experiencia con cada fase, las siguientes se vuelven más eficientes.

• Fases por geografía - Para organizaciones distribuidas en múltiples lugares, el criterio de geografía para planificar las fases es bastante frecuente. El nuevo sistema se introduce en una o más ubicaciones a la vez. Este criterio también se conoce como “método de adopción por piloto”, es común para empresas grandes que tienen múltiples ubicaciones o departamentos independientes.

Hay muchas alternativas, incluyendo variaciones y combinaciones de las tres anteriores, a continuación presentamos algunas ventajas y desventajas reportadas para esta estrategia:

Adopción en paralelo

A esta tercer estrategia genérica – aunque menos frecuente - también se la conoce por “conversión paralela”, “ejecución en paralelo” o “corte paralelo”.

La adopción en paralelo es la estrategia de implementación menos riesgosa, implica ejecutar el viejo y nuevo sistema a la vez. De esta forma los usuarios aprenden el nuevo sistema mientras realizan la operativa diaria en el viejo sistema. Una vez que los requerimientos son cumplidos por el nuevo sistema, el anterior se desconecta.

Puede ser considerado un camino intermedio entre las estrategias de big bang y por fases. Por ejemplo, la velocidad de cambio es más lenta que en el big-bang pero más rápida que en la estrategia por fases. En forma similar, la adaptación de los usuarios es mas fácil que en el big bang, pero más dificil que en la estrategia por fases.

La mayor desventaja es el costo. La adopción en paralelo es la estrategia más costosa de implementación. Adicionalmente, que los usuarios ingresen información en ambos sistemas no es eficiente. Sin embargo, el costo extra es menor que los incurridos en un big bang fallido, entonces es un plan razonable. Aún así, las organizaciones no pueden predecir los excesos presupuestales de un big bang, con lo cual la adopción en paralelo ha decrecido en popularidad debido a los altos costos percibidos.

¿Cuál es la estrategia más adecuada para su organización?

Ciertamente no existe una solución de tipo talle único cuando se trata de implementar un sistema integrado. Cada empresa tiene sus propios objetivos y una implementación requiere un análisis y una planificación cuidadosa. Algunas organizaciones pueden elegir una combinación de estrategias, como un mini big bang mezclado con liberación por fases (por ejemplo: big bang de módulos importantes y más adelante incorporar módulos periféricos).

Esperamos que esto sirva de guía para empezar con el pie derecho, dar la importancia a la estrategia de implementación y elegir la más adecuada para su organización, es un paso importante en el camino al éxito.