Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión integrado, organizado en diferentes módulos que dan soporte y automatizan diferentes prácticas y procesos de la organización, estos módulos se integran en forma automática entre sí. Típicamente manejan los procesos de ventas, producción, logística, distribución, compras, inventarios, envíos, costos, facturación, contabilidad y nóminas de la compañía.
Este artículo busca resumir y ordenar los conceptos para facilitar el entendimiento de cómo un sistema de gestión integrado (ERP) ayuda a mejorar el rendimiento de una organización, estos beneficios podrán tener diferente impacto según el tipo y rubro en el que opera cada organización.
Beneficios generales de implantar exitosamente un ERP
Para facilitar el análisis organizamos los beneficios en diferentes dimensiones, presentadas a continuación:
Procesos
Se refiere al impacto en los procesos y prácticas que hacen funcionar a la organización.
Beneficios generales
Estandarización de procesos de negocio: La mayoría de los proveedores de ERP diseñan sus productos en torno a procesos estándar que se basan en las mejores prácticas de la industria. Las organizaciones pueden utilizar estos procesos de negocio para estandarizar sus propios procesos. Esta coherencia de procesos permite una visión consolidada de toda la empresa distribuida, permitiendo a las organizaciones impulsar mejoras continuas, racionalizando las operaciones y logrando una sinergia saludable entre departamentos y funciones. La mejora también viene de la transparencia y la reducción de los errores humanos debido a la automatización de las transacciones.
Mejora el cumplimiento regulatorio: Con un ERP las organizaciones pueden facilitar el cumplimiento de diferentes regulaciones o iniciativas específicas de la industria. Permite incorporar las regulaciones dentro del sistema como parte de su evolución.
Mayor robustez y funcionalidad: Mayor robustez en el sistema, mayor funcionalidad disponible para los usuarios, menor necesidad de soluciones temporales.
Escalabilidad y posibilidad de evolución: Un ERP es fácilmente escalable, implica que es sencillo agregar nuevas funcionalidades al sistema en la medida que las necesidades cambian. Esto significa simplificar la gestión de nuevos procesos, departmentos y más.
Centralización: Centralizar las actividades administrativas, minimizando duplicación de esfuerzos y aumentando la estandarización y capacidad de control.
Visibilidad completa: En todos los procesos clave, cruzando varios departamentos de la organización (especialmente el senior management).
Cambiar el foco en los patrones en la forma de trabajo: La armonización de los procesos que cruzan departamentos y disciplinas, permite trasladar el foco para concentrarse en los temas clave del funcionamiento de la organización.
Aumento de la moral y satisfacción de los empleados: Mayor eficiencia del trabajo y usuarios más satisfechos que obtienen mejor calidad de servicio.
Cobertura funcional completa: Los ERP ofrecen una cobertura funcional completa, permitiendo evolucionar y lograr el soporte informático adecuado a los diferentes procesos: integración con e-commerce, seguimiento web, finanzas y contabilidad, recursos humanos, manufactura, marketing/ventas, abastecimiento/inventarios, CRM, gestión de proyectos, etc.
Capacidad de evolución gradual: Debido a que un ERP es un sistema modular, es posible implementar módulos en función de las necesidades de la organziación. En la medida que aumenta la cantidad de módulos implementados, mejora la integración entre los diferentes departamentos.
Beneficios en la relación con Proveedores, Operaciones y Logística
Mejorar la performance de proveedores
Generar diferenciación de productos
Aumentar la interacción entre los proveedores y la organización
Mejor planificación y coordinación de la producción
Optimizar utilización de recursos
Reducir precios de proveedores aprovechando mejor las ventajas de compras por cantidad (consolidando las compras) y gestión de la performance de los proveedores
Acceso a la información en tiempo real desde múltiples sitios
Mejorar el ciclo de gestión de pedidos, reducir el tiempo de espera por pedidos
Reducir los costos de calidad
Reducir el tiempo del ciclo de producción
Reducir el tiempo de espera por pedidos
Menores costos de inventarios debido a una mejor planificación, seguimiento y proyección de requerimientos
Reducción en mantenimiento y tiempo sin operación
Beneficios en Finanzas
Confiabilidad de la información financiera y capacidad de toma de decisiones mas ágil
Mejorar la coordinación y transparencia corporativa
Mejorar la gestión de caja
Reducir los costos financieros en general
Reducir el plazo para cierre del ciclo financiero
Integrar de forma general la información
Acelerar las cobranzas debido a una mejor visibilidad de las cuentas y menores errores de facturación/entrega
Seguimiento de costos por actividades
Visión consolidada de ventas, inventarios y cobranzas
Beneficios en la relación con Clientes
Aumentar la satisfacción del cliente basado en entregas puntuales con menores plazos y mayor calidad
Aumentar la interacción de la organización y sus clientes en el mediano y largo plazo
Mejorar el servicio al cliente mediante mejores tiempos de respuesta, ampliar el abanico de servicios y aumentar la flexibilidad (por ej. servicios basados en web)
Mejorar la confiabilidad de la información
Mejorar las tasas de entrega a tiempo
Beneficios en Recursos Humanos
Mejorar la gestión de la performance de los empleados
Mejorar el aprendizaje, entrenamiento y desarrollo
Mejorar la gestión y el análisis del talento
Tecnología
Relacionados a la tecnología que soporta el funcionamiento de la organización.
Modernización tecnológica: En la mayoría de los casos, la implementación de un ERP conlleva a la modernización tecnológica, sustituyendo sistemas arcaicos que no cumplen con las necesidades tecnológicas y no logran la performance para acompañar el crecimiento de las operaciones de la organización.
Consolidación tecnológica: Al utilizar un mismo software (ERP) en toda la organización cruzando departamentos, ya no es necesario que ciertos departamentos compren y mantengan software en forma individual.
Integración con sistemas externos: Es posible integrar otros sistemas (por ejemplo: lectores de código de barras) al ERP mediante servicios publicados en una capa específica de integración.
Consistencia de información
Confiabilidad de la información obtenida. Los resultados obtenidos por diferentes personas, áreas, roles y procesos en forma independiente, son correctos y consistentes, existen validaciones cuando la información es registrada minimizando los errores humanos.
Información consistente e integrada: Un beneficio clave de implantar un ERP es sustituir varias bases de datos desconectadas por un único sistema integrado. Facilitando la integración de diferentes sistemas y fuentes de información u otras entidades internas y externas, para que la información no deba ser ingresada en más de un sistema en forma separada, evitando inconsistencias y errores humanos.
Calidad de datos: En comparación con el registro manual u otros esquemas utilizados, un ERP mejora la calidad de los datos, mejorando los procesos subyacentes. Como resultado, mejores decisiones pueden ser tomadas.
Disponibilidad de información
La información puede ser obtenida fácilmente y analizada para soportar la toma de decisiones en la organización.
Mayor agilidad en toma de decisiones: La dirección logra una visión consolidada de toda la organización (ventas, stock, cobranzas, costos, etc), facilitando la toma de decisiones para mejorar la performance de funcionamiento de la empresa.
La disponibilidad de información en tiempo real da la capacidad de tomar decisiones rápidas para perseguir y concretar oportunidades, permitiendo administrar la empresa de acuerdo con la estrategia.
Mejor toma de decisiones: Algunos ERP proveen informes analíticos integrados, informando indicadores clave de los procesos de negocio, ayudando a identificar problemas o posibles áreas de mejora y a mejorar la toma de decisiones dentro de la organización.
Mejor control de las necesidades de capital de trabajo: Debido a la naturaleza centralizada de un ERP, se puede realizar un seguimiento diario de inventario (incluyendo bienes en tránsito y recepciones planificadas).
Facilidad para analizar la información generada: Una de las ventajas de un sistema ERP es la mejora y flexibilidad para customizar y obtener de reportes, logrando mejor respuesta a necesidades complejas de información, aumentando el autoservicio y reduciendo sustancialmente la necesidad de solicitar apoyo de informática para explotar la información.
Mejor acceso a la información: Reducir la burocracia habilitando el acceso directo de sucursales.
Esquema de informes unificado: lograr consolidar en un único sistema de informes para analizar estadísticas y estados en tiempo real para todas las funciones y departamentos, mejora la eficiencia, la usabilidad y da mayor seguridad al usuario del sistema.
Productividad
Eficiencia en el uso de los recursos para realizar las operaciones necesarias para el funcionamiento de la organización.
Reducción de costos operativos: Uno de los beneficios más inmediatos de la implementación de un ERP es la reducción en los costos de operación, como menores costos de control de inventarios, costos de producción y comercialización. Al evitar la duplicación de información, un ERP ofrece oportunidades de reducción de costos y aporte de valor, introduce innovaciones fundamentales en la gestión de recursos, lo que elimina atrasos y así reduce costos de operación. Por ejemplo, el uso de la movilidad permite capturar datos en tiempo real, lo que es indispensable para reducir costos.
Aumentar eficiencia de los procesos: Muy vinculado al beneficio anterior, un ERP puede eliminar procesos manuales intensivos en tiempo y reducir duplicación de esfuerzos. Algunos de los beneficios reportados son: un nuevo sistema puede optimizar procesos críticos para varios departmentos, mejorar la captura de datos, tener un uso más eficiente de los talentos dentro de la oficina y evitar el ingreso a mano.
Reducción de esfuerzo de informática para la operación: Menor necesidad de personal de informática para explotar información debido a la flexibilidad para que el usuario extraiga, customice y analice la información, sin necesidad de solicitar desarrollo de reportes específicos.
Mayor productividad de los usuarios del sistema: Mas fácil de acceder y utilizar por los usuarios no técnicos. Generalmente el sistema existente es antiguo y de baja productividad para el usuario, la productividad del usuario se mide en el esfuerzo requerido para realizar las operaciones en el sistema, el esfuerzo de soporte para su utilización y para el aprendizaje del nuevo sistema.
Menor resistencia a la implantación: Un sistema más amigable genera menor resistencia de los usuarios, facilitando la gestión del cambio organizacional y la adopción de la nueva forma de trabajo.
Mayor facilidad de aprendizaje del negocio: El soporte de procesos de negocio mediante un ERP facilita el aprendizaje a los nuevos empleados y difundir las capacidades entre los empleados, logrando mejores posibilidades para mejorar el aprendizaje.
Empoderamiento (empowerment) de empleados: Un ERP puede facilitar empoderar a los empleados, logrando que sean más proactivos, mejorando el comportamiento y su involucramiento en la gestión del negocio.
Reducción de la complejidad: Un ERP reduce la complejidad de un negocio e introduce un sistema de flujos de trabajo diseñado en forma limpia, lo cual hace a toda la cadena de recursos humanos más eficiente.
Seguridad
Las operaciones son realizadas y la información es accedida solamente por las personas establecidas, la información es respaldada para evitar pérdidas en caso de siniestros.
Integridad de datos: La información es almacenada en forma centralizada por un motor de base de datos relacional, asegurando la integridad relacional de la información, facilitando la implementación de procedimientos adecuados de respaldo y recuperación de la información.
Seguridad de información y restricciones de acceso: Establecimiendo de privilegios de acceso a las operaciones definidos según roles de la organización, reglas de restricción de acceso a la información según roles y usuarios. Un ERP permite aplicar políticas de seguridad centralizadas, todas las transacciones pueden ser controladas y monitoreadas.
Comunicaciones internas
Comunicación entre los participantes de las diferentes áreas de la organización que deben interactuar para ejecutar los procesos y lograr el funcionamiento eficiente de la organización
Mejor comunicación en la organización: Se promueve el trabajo colaborativo, integración de diferentes áreas, sucursales y con organizaciones externas.
Construir visiones compartidas: Facilita que los diferentes departamentos trabajen como una unidad y no como entidades separadas, sosteniendo una visión compartida del trabajo organizacional en los diferentes niveles de la organización
Flujos de trabajo automáticos y coherentes: Los ERP unen departamentos y funciones entre sí para asegurar una transición suave y completar los procesos ágilmente. También asegura dar un seguimiento adecuado a todas las actividades que cruzan departamentos y que ninguna quede sin ser visible.
Visibilidad completa: Los ERP proveen una mejor visibilidad a lo largo de toda la organización y por eso habilitan más colaboración entre los diferentes departamentos. Son especialmente útiles para mejorar la gestión de empresas que están dispersas globalmente.
Principales desafíos de un ERP
El primer desafío para obtener los beneficios de un ERP es lograr una implementación exitosa, un alto porcentaje de proyectos de implementación son fallidos o no logran cumplir los objetivos. Para mayor información sobre este punto ver el artículo: factores críticos de éxito en una implementación.
Un ERP requiere de planificación, coordinación y apoyo organizacional para cosechar los beneficios prometidos. Por ejemplo, en el corazón de cualquier sistema ERP se encuentra la información, si se registra la información de forma incorrecta, afectará a las áreas involucradas en el proceso.
Un ERP se basa también en procesos, si los empleados de una organización se resisten a las mejores prácticas del proceso como se implementó en el ERP y a utilizar el software, implicaría menores retornos.
Dado que la aplicación de ERP cambia la forma de trabajar, la alta dirección tiene que ser proactiva en explicar las razones y cómo la organización en su conjunto se beneficiará de la aplicación. Una iniciativa adecuada de gestión del cambio puede reducir el riesgo potencial de una aplicación ERP, a través de un proceso de comunicación y de formación integral.
Para obtener todos los beneficios de ERP, las organizaciones deben asociarse con proveedores de servicios competentes con la experiencia y los conocimientos técnicos y funcionales para garantizar una implementación exitosa.