La Universidad Católica del Uruguay (UCU) es la universidad privada más antigua del país y la más extendida geográficamente. Fundada inicialmente en 1882 por el primer Arzobispo de Montevideo, Mons. Mariano Soler, reabierta y confiada a la Compañía de Jesús en 1985, la Universidad Católica del Uruguay es la principal obra de la Iglesia Católica en el campo de la educación superior uruguaya.
Desde el momento de su nacimiento, la Universidad Católica del Uruguay se impuso el reto de ser una opción diferente en la enseñanza universitaria. Eso la llevó a trabajar en áreas previamente desatendidas y a jugar un papel innovador en el desarrollo de nuevos métodos educativos y en la evangelización de la cultura. Hoy, con ocho mil estudiantes activos en sus aulas y varias decenas de programas académicos en ejecución, vive una etapa de consolidación y se enfrenta al desafío de dar respuesta a los nuevos requerimientos de la sociedad uruguaya.
Desafíos iniciales, necesidades y problemas a resolver
El proyecto tuvo como objetivo impactar en los procesos de atención al estudiante, comunicaciones, promociones y admisiones con la finalidad de mejorar la gestión de dichos procesos.
Existía información de contactos dispersa y sin mantenimiento. Además era necesario obtener información clasificada a partir de los datos obtenidos de las interacciones de los contactos con la Universidad durante todas las etapas:
desde el primer contacto en promoción
su interés en admisiones en dónde se registran entrevistas y se realiza seguimiento
durante la etapa de alumno mediante las consultas y reclamos
el envío de campañas de marketing y seguimiento de las mismas
y luego cuando egresa seguir manteniendo el contacto con los mismos
Solución
El proyecto comenzó en febrero del 2016 con la instalación en Servicio de Atención Estudiantil, Sistemas para el registro de consultas y reclamos de los alumnos; y registro de trabajo interno.
Durante el 2017 se extendió a todas las facultades y se incorporaron varios procesos de la UCU, como cancelaciones de matrícula entre otros.
En 2018 se han incorporado otras áreas de la Universidad, en particular Admisiones para el registro y seguimiento de las oportunidades.
También se desarrollaron interfaces con PeopleSoft y con otros sistemas de la Universidad.
Además, utilizamos la integración con Mailchimp para la ejecución de las campañas de marketing.
La instalación es con ODOO versión 9.0 y PstgreSQL.
Beneficios
El desarrollo del módulo de CRM para la Universidad permitió tener una base de contacto centralizados y “vivos”, facilitando el seguimiento de alumnos potenciales y postulantes.
Le permitió gestionar todas las consultas e incidencias con alumnos, así como también, realizar campañas de promoción y gestionar las comunicaciones institucionales a través de la integración del sistema con mailchimp.
Se ha logrado una base de datos de contactos unificada y más actualizada. Se ha logrado personalizar más los alumnos al momento de las interacciones, ya que contamos con información de todas las etapas. Además, se obtiene información de interés para la toma de decisiones en la UCU a partir de los datos obtenidos en las interacciones. En sistemas se ha logrado mejorar la productividad con el uso de Proyectos e incidentes. Hay oportunidad de seguir ampliando la información que se registra
