Agencia Nacional de Investigación e Innovación
La Agencia Nacional de Investigación e Innovación (ANII) es una entidad gubernamental que promueve la investigación y la aplicación de nuevos conocimientos a la realidad productiva y social del país. ANII pone a disposición del público fondos para proyectos de investigación, becas de posgrados nacionales e internacionales y programas de incentivo a la cultura innovadora y del emprendedurismo, tanto en el sector privado como público.
ANII desarrolló el Sistema Nacional de Investigadores, un programa de incentivos económicos a investigadores nacionales categorizados en base a un estricto sistema de evaluación. Además, creó el Portal Timbó, que permite el acceso gratuito a todo tipo de publicaciones científicas de todo el mundo para los uruguayos.
La ANII funciona como mecanismo de articulación y coordinación entre los actores involucrados en el desarrollo del conocimiento, la investigación y la innovación.
Desafíos iniciales, necesidades y problemas a resolver
La Agencia con el objetivo modernizar la operativa administrativa, mejorar en eficiencia y oportunidad a través de sistematizar los flujos de trabajo integrándolos en un único software, buscaba una herramienta flexible, modular y de rápida implementación en los procesos Financieros-Contables, de RRHH y CRM.
Con el proyecto de implementación y cambio buscaban conseguir los siguientes resultados:
Mejorar los servicios que se brindan a los clientes internos y externos.
Mejorar el proceso de toma de decisiones al disponer de información de mayor calidad.
Automatizar tareas que hoy se realizan manualmente, reduciendo el margen de error por componente humano.
Minimizar duplicaciones al integrar los flujos de trabajo y bases de datos en una misma plataforma, mejorando la comunicación interna.
Maximizar la trazabilidad y control de operaciones. Seguimiento de todas las comunicaciones con cada uno de los diferentes actores (beneficiarios, solicitantes, instituciones, autoridades, proveedores, etc.)
Independencia del proveedor.
Reducir la cantidad de sistemas que se utilizan.
Integración con todos los miembros de la cadena de valor, clientes y proveedores.
Atención de consultas más eficiente (identificación más rápida de la persona y conocimiento de su historia con la institución).
Solución
Se decidió optar por la solución de Odoo, ERP en Versión 10. El proyecto se realizó entre mayo del 2017 y octubre 2018.
Se implementaron los siguientes módulos, con adecuaciones sobre el estándar y en algunos casos se hicieron desarrollos a medida.
Módulo CRM - Contactos, Mesa de Ayuda, Campañas y Mailchimp.
Módulo RRHH - Empleados, Contratos, Asistencias (marcas), Ausencias, Evaluaciones de Desempeño y Selección de Personal.
Módulo ADQUISICIONES - gestión de las compras de la Agencia abarcando la solicitud, los pedidos de presupuestos, las aprobaciones correspondientes, la comparación y elección y el pedido al proveedor.
Módulo FINANCIERO y CONTABLE - operativa de las Cuentas a pagar y cobrar de ANII, Cajas, Bancos, informes contables, etc. Se crearon varias dimensiones de auxiliares de acuerdo a las necesidades del cliente.
Módulo ACTIVO FIJO.
Módulo VIATICOS.
Módulo INTRANET - Muro al estilo de red social facebook, para comunicación con y entre los funcionarios, noticias, etc.
Módulo NOMINA - Liquidación de sueldos.
Localización Uruguay.
Módulo de Website builder.
Integraciones – Con sistema Core de Gestión de Proyectos, Mailchimp y la web
Módulo TARJETAS CORPORATIVAS.
Beneficios
El proceso de implementación permitió a ANII revisar y mejorar los procesos a sistematizar incorporando mejores practicas.
La solución permite a ANII tener toda la información en una única herramienta integrada, con registro en tiempo real y con alta flexibilidad para la obtención de informes, pero sobre todas las cosas se logro una plataforma que permite la evolución futura acompañando los avances de la ANII.
La Agencia Nacional de Investigación e Innovación es una organización ágil e intensiva en el uso de tecnologías de la información, OpenSur estuvo a la altura de las expectativas y nos acompañó una implantación rápida, que no afectó negativamente la operativa de la Agencia y que consideramos muy exitosa
